Política de privacidad

1. Introducción

Summio es una aplicación móvil y de escritorio que graba reuniones de trabajo y clases presenciales, las transcribe separando quién habla, y produce un resumen y análisis estructurado de lo conversado. Esta política explica qué información recopila Summio, cómo se usa, con quién se comparte, y qué derechos tiene la persona que usa la aplicación.

La sección 9 reúne los derechos de las personas que viven en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, a quienes se aplican además el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el RGPD del Reino Unido y la ley federal suiza de protección de datos.

2. Quién es el responsable de los datos

El responsable del tratamiento de los datos de la cuenta es Alex Labbé, persona natural que desarrolla y opera Summio, con domicilio en Chile. Para cualquier asunto de privacidad, el contacto es contacto@getsummio.com. Las consultas se responden en español o en inglés.

Las grabaciones de otras personas. Cuando alguien graba una reunión o una clase, decide qué se graba y para qué. Respecto de la voz y las palabras de las demás personas presentes, quien graba es el responsable, y Summio trata esos datos solo por su encargo: para transcribirlos, analizarlos, guardarlos y mostrárselos. Quien graba debe avisar a las demás personas y contar con una base legal para hacerlo; la aplicación muestra ese aviso antes de la primera grabación.

3. Definiciones

• Aplicación: el programa Summio para teléfonos y su versión de escritorio.
• Cuenta: el registro único que se crea para que una persona acceda a la aplicación.
• Datos personales: cualquier información sobre una persona identificada o identificable.
• Grabación: el archivo de audio capturado por el micrófono durante una reunión o clase.
• Transcripción: el texto generado a partir de la grabación, con las intervenciones separadas por hablante.
• Proveedor de servicios: una empresa externa que procesa datos por encargo de Summio (por ejemplo, el servicio que transcribe el audio).
• Datos de uso: información técnica que se genera al usar la aplicación.

4. Qué información se recopila

Datos de la cuenta

Para crear una cuenta se recopila el correo electrónico y una contraseña, que se guarda cifrada. Si la persona ingresa con su cuenta de Google o de Apple, se recibe además el nombre asociado a esa cuenta, si la persona lo comparte. La persona puede indicar de forma opcional un nombre para que aparezca en sus reuniones, y elige un país y un idioma, que sirven para interpretar las expresiones locales y para transcribir en el idioma correcto.

Grabaciones de audio y transcripciones

El uso principal de Summio requiere acceso al micrófono del dispositivo para grabar la reunión o clase. La aplicación solo graba cuando la persona lo inicia de forma expresa.

A partir de la grabación se genera una transcripción del contenido, separada por hablante, y luego un resumen y análisis. Estas grabaciones y transcripciones pueden contener la voz y las palabras de otras personas presentes en la sala (ver la sección 2).

El archivo de audio se borra de forma automática una vez que termina la transcripción. La transcripción, el resumen y el análisis quedan guardados en la cuenta hasta que la persona los borre.

Notificaciones

Si la persona activa las notificaciones, se guarda un identificador de notificación (token) del dispositivo para poder avisar, por ejemplo, cuando una transcripción está lista.

Compras

Si la persona contrata un plan, se guarda qué plan tiene, cuándo vence y el historial de compras asociado al identificador de su cuenta. No se recibe ningún dato de la tarjeta de pago.

Datos de uso

Al usar la aplicación se genera información técnica necesaria para su funcionamiento, como el tipo de dispositivo, el sistema operativo, la versión de la aplicación, y las horas de grabación consumidas en el mes para controlar los límites del plan.

Summio no usa herramientas de analítica ni de seguimiento publicitario, no vende datos y no los comparte con fines publicitarios. Summio no accede a la cámara, la galería de fotos, la ubicación (GPS) ni la lista de contactos.

5. Para qué se usa la información, y con qué base legal

• Prestar el servicio: crear y administrar la cuenta, grabar, transcribir, generar el resumen y el análisis, guardar las sesiones, compartirlas con otra cuenta cuando la persona lo pide, y controlar los límites del plan. Base legal: la ejecución del contrato con la persona (artículo 6.1.b del RGPD).
• Enviar notificaciones sobre el estado de las transcripciones y recordatorios. Base legal: el consentimiento, que se da al activarlas y se puede retirar en cualquier momento desde los ajustes del teléfono (artículo 6.1.a).
• Cobrar las suscripciones y mantener el plan contratado. Base legal: la ejecución del contrato.
• Mantener la seguridad del servicio, prevenir abusos y saber cuántas cuentas nuevas se crean, con su país y el modelo de dispositivo. Base legal: el interés legítimo en que el servicio funcione y sea seguro (artículo 6.1.f).
• Responder consultas y solicitudes de soporte. Base legal: la ejecución del contrato o el interés legítimo en atender a quien escribe.
• Cumplir obligaciones legales, por ejemplo contables o de respuesta a autoridades. Base legal: la obligación legal (artículo 6.1.c).

El resumen y el análisis se generan de forma automática, pero no se usan para tomar decisiones sobre la persona que produzcan efectos jurídicos ni que la afecten de forma significativa.

6. Con quién se comparte la información

Summio comparte información con las siguientes empresas externas, que actúan como encargados del tratamiento, solo en la medida necesaria para prestar el servicio:

• AssemblyAI (Estados Unidos): recibe el archivo de audio de la grabación para convertirlo en texto y separar a los hablantes.
• Anthropic (Estados Unidos): recibe el texto de la transcripción para generar el resumen y el análisis de la sesión.
• Supabase: almacena la cuenta, la base de datos y, de forma temporal, el archivo de audio hasta que se borra.
• Apple y Google: gestionan el inicio de sesión con esas cuentas, las compras en sus tiendas, y el envío de notificaciones.
• Expo (Estados Unidos): gestiona el envío de notificaciones al teléfono.
• RevenueCat (Estados Unidos): gestiona las suscripciones y los pagos a través de las tiendas de aplicaciones.
• Resend (Estados Unidos): envía al equipo de Summio un correo interno cuando se crea una cuenta nueva, con su correo, su país y el modelo de dispositivo.

Cuando la persona comparte una sesión con otra cuenta, esa cuenta puede ver la transcripción y el resultado de esa sesión mientras se mantenga compartida.

7. Transferencia internacional de datos

Summio se opera desde Chile, y sus proveedores procesan datos principalmente en Estados Unidos. Por eso, los datos de personas que viven en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza se transfieren fuera de esos territorios. Esas transferencias se hacen con las garantías que prevé el RGPD: las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, incluidas en los acuerdos de tratamiento de datos de los proveedores, o el Marco de Privacidad de Datos entre la Unión Europea y Estados Unidos, cuando el proveedor está adherido. Se puede pedir una copia de esas garantías al correo de contacto.

8. Retención y borrado de datos

El archivo de audio se borra automáticamente al terminar la transcripción. Las transcripciones, resúmenes y análisis se conservan mientras la cuenta esté activa o mientras la persona no los elimine.

La persona puede borrar cada sesión desde la aplicación. También puede borrar su cuenta completa desde la propia aplicación, en la pantalla de Perfil, con la opción «Borrar cuenta». Ese borrado elimina la cuenta y todo lo que contiene —las sesiones, sus transcripciones, sus resultados y los audios—, es inmediato y no se puede deshacer. Los datos de compras que la ley obliga a conservar se guardan solo el tiempo que esa obligación exige.

Como alternativa, la persona puede solicitar la eliminación de su cuenta y sus datos escribiendo al correo de contacto indicado más abajo.

9. Derechos de la persona usuaria

La persona tiene derecho a acceder a sus datos, corregirlos y eliminarlos. La eliminación de la cuenta se puede hacer directamente desde la aplicación, en la pantalla de Perfil (opción «Borrar cuenta»).

Quien vive en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza tiene además derecho a:

• Pedir una copia de sus datos y la información sobre cómo se tratan.
• Rectificar los datos inexactos.
• Pedir la supresión de sus datos.
• Pedir que se limite el tratamiento.
• Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común, y pedir que se transmitan a otro servicio (portabilidad).
• Oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo.
• Retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que eso afecte lo tratado antes.
• Presentar un reclamo ante la autoridad de protección de datos de su país de residencia o de trabajo; en Suiza, ante el Encargado Federal de Protección de Datos y de Transparencia (PFPDT), y en el Reino Unido, ante la Information Commissioner's Office (ICO).

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribir al correo de contacto. Se responde dentro de un mes. Si la solicitud se refiere a la voz o las palabras de una persona en una grabación hecha por otra cuenta, se traslada a quien hizo la grabación, que es el responsable de esos datos (ver la sección 2).

10. Divulgación por obligación legal

Summio puede divulgar datos personales si la ley lo exige, o si es necesario para responder a solicitudes válidas de autoridades públicas, proteger los derechos del responsable, o investigar posibles infracciones.

Si Summio se transfiere a otra persona o empresa, los datos pueden formar parte de lo transferido. Se avisará antes de que esto ocurra.

11. Seguridad de los datos

Summio aplica medidas razonables para proteger la información: las conexiones van cifradas, el acceso a la base de datos está restringido por cuenta, y el audio se borra al transcribirse. Sin embargo, ningún método de transmisión por Internet ni de almacenamiento electrónico es completamente seguro, por lo que no es posible garantizar una seguridad absoluta. Si ocurre una violación de seguridad que afecte los datos personales, se avisará a la autoridad y a las personas afectadas cuando la ley lo exija.

12. Pagos y suscripciones

Summio ofrece planes de suscripción de pago. Los pagos se procesan a través de las tiendas de aplicaciones (App Store y Google Play) y del proveedor RevenueCat. Summio no recibe ni almacena los datos de la tarjeta de pago; esos datos los manejan la tienda y el proveedor de pagos.

13. Privacidad de menores

Summio no está dirigido a menores de 13 años, ni a menores de 16 años en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido y Suiza, y no recopila de forma consciente datos de personas menores de esas edades. Si se detecta que se recopilaron datos de un menor sin el consentimiento de su representante, se eliminarán.

14. Enlaces a otros sitios

La aplicación puede contener enlaces a sitios de terceros. Summio no controla ni se responsabiliza por el contenido ni las prácticas de privacidad de esos sitios.

15. Cambios a esta política

Esta política puede actualizarse. Cuando haya cambios importantes, se avisará dentro de la aplicación o por correo electrónico, y se actualizará la fecha de «Última actualización» al inicio de esta página.

16. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política de privacidad, escribir a:

contacto@getsummio.com